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服務質素標準3-運作及活動紀錄
目的
確保服務單位訂下機制，保持單位最新及準確的服務運作及活動記錄，按時向機構管理層及社會福利署提交報告，以作交代。
政策
中心需保持最新及準確的服務運作及活動紀錄，並按時向機構管理層及社會福利署提交報告，以作交代，亦供中心及服務機構作為服務發展分析的依據。
中心設定機制，確保紀錄及報告之準確性。
中心設有機制方法，讓公眾人士了解其服務情況
程序
資料收集
中心服務運作及記錄包括以下兩項資料︰
會員資料
首次入會
中心職員透過直接或間接收集會員填妥之會員申請表，並核實無誤後，將有關會員資料輸入中心電腦系統內，並將該會員申請表存檔。
續會
中心職員先了解會員有否更改任何申請表上之資料，並在電腦系統上更新有關資料及填寫「會員資料更改記錄」(SQS10.F05)，將續會申請表連同原先之會員申請表，一同存檔。
服務資料
班組活動
所有班組活動負責人需先為該班組活動於「活動編號及每月報STAT表」資料庫内取編號，並在該記錄表上填寫有關班組活動的基本資料。
班組活動負責人須在舉辦前7個曆日遞交有關計劃書(S01)及財政預算(F11)。
班組活動負責人須在活動完結後一個月內提交活動報告，當中至少包括活動計劃表(S01)﹑財政結算報告(F11)﹑班組活動檢討(SQS3.F04或SQS3.F05或SQS3.F06)﹑參加者報名表(如有)(SQS3.F01)、出席表(SQS3.F02或SQS3.F03)﹑及活動宣傳稿(如有)。
每個月5號前各班組活動負責人須將其上月負責之班組活動的出席資料填寫於「活動編號及每月報STAT表」資料庫中。
其他
職員如進行買賣服務後，備存有關收據存根於「買賣服務收據及記錄(SQS3.F07)」。
每季中心通訊派發後，負責職員將派發情況記錄於「中心通訊派發及貯存記錄表(SQS1.F03)」上。。
職員如提供新資源個案服務，負責職員使用之文件為新資源個案相關文件。
資料整理
交予社署之服務統計資料
負責職員於每個季度完結後十日內，從電腦系統中擷取會員人數統計，在SIS FORM「會員統計」部份上填寫。
負責職員整理、分類每月收集得來的班組活動服務資料，在SIS FORM服務資料上填寫。
負責職員從「諮詢服務記錄表(SQS3.F07)」﹑「買賣服務收據及記錄(SQS3.F08)」﹑「中心通訊派發及貯存記錄表(SQS1.F03)」﹑及「熱線收聽率數字(SQS3.F09)」資料中，填寫SIS FORM關於為會員提供的其他服務 (Other Services for Members) 部份。
資料匯報
交予社署之服務統計資料
詳情見附件中的「季度服務統計輸出流程(SQS3.04)」，並備存電腦及文字副本。
向會員及公眾人士匯報
中心每一季將中心服務資料張貼壁報、發佈中心通訊及最新通告，以便會員及公眾人士知悉。
資料保存及銷毀
所有會員及服務資料須備存文件記錄。
所有個人資料須備存於有鎖房間，並確保非職員不得隨意進入及接觸。
所有存放涉及個人資料檔案之電腦，開啟必須密碼。
所有服務資料檔案及會員退會/會籍過期後之個人資料需保存三年，財政資料則需保存七年。
資料棄置時應小心處理，以保障服務使用者之私隱及機密文件不致外洩。載有個人資料或機密的文件，在棄置時必須將其撕碎/燒毀。
詳情見附件中的「資料保留及註銷指引(SQS3.03)」
最新修訂日期︰2026年5月
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